- 2023-8-22
- イベント告知
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１）場所：TKP市ヶ谷カンファレンスセンター
２）住所：〒162-0844 東京都新宿区市谷八幡町８番地 TKP市ヶ谷ビル
３）１０月３０日（月）： ８：００～ ９：００：セットアップ時間
９：００～１８：００：展示会・プレゼンテーション
１８：００～２０：００：ネットワーキング懇親会
４） ３１日（火）： ８：００～ ９：００：準備時間
９：００～１６：００：展示会・プレゼンテーション
１６：００～１８：００：撤収
展示会場は 7階の大会議室です。昨年より 20%程度床面積を広くして、その分テーブルの加間隔や休憩スペースなどを広めに確保します。
↑↑はネットワーキングレセプション会場です。当日はパーティ仕様にテーブル配置を変更します。
１）テーブルは４０台準備しており、４０台に到達次第締め切ります。希望者が４０社を超過しそうな場合には若干の追加を考えます。
２）８月２１日時点での出展状況はこちら
３）お盆休みを考慮して早割期間は８月末までに延長しますが、出展エントリーは「９月末」あるいは４０台が埋まるいずれか早い方で締め切ります
出展社が確定した段階で、会場の担当者とテーブル配置を決めてテーブルに番号を付けて公開します
１）OIJCのゴールドスポンサー及び今回のイベントスポンサーに場所指定の優先権を差し上げます
２）その後はドラフト制で希望のテーブル番号を指定頂き、競合が無ければそこで決まりです
３）競合が有った場合は「ドラフト２巡目」「抽選」「話し合い」などを想定していますが、詳細は後日決めます
１）テーブル１台
２）バックパネル（ポスターなどを貼る用途）
３）４０分のプレゼンテーション枠（３０分講演＋１０分質疑応答と想定）
４）３０日夕刻のネットワーキング懇親会への２名参加枠（出展社は２名の説明スタッフをアポする前提）
★）電源：PC２台/テーブルが可能な容量。延長ケーブルなどは各自で持参ください
★）WIFI環境：全テーブルでネットアクセスが可能なように依頼しています
★）PC以外で実機・電力消費の多い機器の持ち込みを想定している方は事前にご相談ください
１）各社にお任せします。参考までに昨年の様子の画像があります
２）展示物・配布物は前日（29日日曜日）到着で「TKPコンファレンスセンター市ヶ谷・福井様」宛てでお送り頂き、当日のセットアップ時間までキープして貰えるようにしておきます。
１）４０分ｘ４０社＝１，６００分＝延べ約２７時間という計算になります。これを２日に分けても一日平均１３．５時間となります
２）したがってプレゼンテーションルームを３部屋に分けて３トラックで行います
３）昨年、ヘッドメーカーの集客力が非常に大きいことを経験したので、混雑を避けるような時間帯に配置予定です（２日目午後など）
４）どの時間枠に割り当てるかは原則としてテーブル場所決めと同じ方法を考えていますが、英語プレゼンは時間を纏めます。
５）プレゼンテーション資料は pdf形式にて後日来場者（名刺データを提出した方）がダウンロードできるようにします。
★）ケイタリングの都合から、懇親会は当日飛び入り参加は受け付けておりません
１）懇親会参加者には入場パスを交付します（来場時に受付で事前登録名簿と付き合わせて交付します）
２）懇親会参加者は氏名ではなく「ユニークな整理番号」で管理します。従って同僚・関係者などに譲渡・貸与可能です
３）懇親会自体は３０日の夕刻１度限りですが、パス自体は２日間有効です。従って翌３１日は同僚・関係者に譲渡・貸与することで別の方が来場可能です
４）一般来場者（懇親会無し）は、当日受付での現金払いで入場頂けます。事前にどのくらいの人数が来場されるかが把握・推定不能なので、今のところ特段の管理は考えていません。
５）会場から昼食などで外に出て再入場するケースがあるので何らかの日付入り・連番入りなどのパスの交付を考えます。これも氏名管理はしない予定なので、午前中来場した方が、午後から同僚にパスを譲渡・貸与して別の方が入場することは可とします。
６）日付管理はする予定なので、翌日は無効となります
★）このあたり･･･顔認証が可能なら話は簡単になりそうなんですが（笑）
１）会場では各社の出展内容を纏めた冊子を来場者にお渡しします
２）出展社のご担当には別途その記入フォームを送付し９月末までに記入・返信願います
３）校正・プリントの段取りから、提出締め切りは１０月末日厳守とします
４）なおプリントはイベントスポンサーの理想科学の高速機「VALEZUS」にて行います
１）８月中～下旬に４０社が概ね出揃った段階で請求書（必要に応じて見積書）を順次発行します。支払期限は９月末とします。
２）早割は８月末までですが、社内手続きが必要な企業もあることを考慮して「参加確定意思表明」を８月に頂ければ早割を適用します
３）企業によっては早めに費用発生させたいというご希望もあり、個別に早めに請求書を発行したケースも複数あります。日本企業は１０月から下期が始まるケースも多く、請求書発行期日については柔軟にご相談に乗ります。
↑↑当日の一般参加（懇親会参加なし）はお釣りが煩雑となるため「税込：３，０００円」としました。
↑↑出展の早割期間はお盆休み・社内稟議などを考慮して「８月末までに出展意思表示」とします
１）会場入り口にアルコール消毒は設置しますが、それ以外は特段の対応は致しません。マスク着用に関しては、各自の「オトナの常識」に従って行動ください。
１）懇親会出席来場者は事前に登録フォームにて名刺情報を入力、当日来場者は受付にて名刺を２枚頂戴します。
２）来場者の名刺情報は出展社に非電子データ（画像データなど）で提供します。予めご了解ください。
３）どうしてもそれが不都合な方は来場なさらないで下さい（笑）妥当な理由・事情がある方はその旨お申し出ください。
４）またこのデータのみを目的に来場する不届き者？を排除するためにあくまで身元の明確な出展社のみに提供を限定致します。
５）出展社の担当者の名刺データは配布する冊子に記載して来場者に提供します。
まだまだ想像が足りていないことも多いと思いますので、ご不明点はこちらからお問い合わせください。
